ProTool - Programa Informático para ayudar en la redacción de
Propuestas al 5 Programa Marco

Una de las novedades en el 5 PM respecto al 4 es la posibilidad de enviar las propuestas electrónicamente y la de redactar parte de éstas con ProTool. Las primeras versiones de ProTool han dado algunos problemas, tanto a la hora de preparar la propuesta como al hacer el envío electrónico. La versión actual (1.1.4) soluciona gran cantidad de estos problemas y, como se describe a continuación, el uso de ProTool es muy recomendable para elaborar la parte A de la propuesta.

En cuanto al envío electrónico de la propuesta, en la última sección encontrará algunos consejos para asegurarse que su propuesta llegue a tiempo a la Comisión. Para tener la máxima seguridad (y al igual que hicieron ya algunas entidades en las primeras convocatorias) si lo desea puede enviar su propuesta en los dos formatos, papel y electrónico.

El responsable del proyecto ProTool en la Comisión, el español Augusto Burgueño, está creando una red de Instructores de ProTool (a los que se les ofrece cursos, documentación, etc.) y otra de Colaboradores en el proyecto. La red de instructores la formarían aquellas personas que, estando relacionadas con la gestión y difusión de los programas europeos del 5 PM (puntos nacionales de contacto, OTRIs, responsables de I+D en Oficinas regionales, etc.), quieran convertirse en expertos en el manejo de esta herramienta para su difusión, etc. Por otro lado, la red de colaboradores la formarían expertos en informática que quieran colaborar en el proyecto ProTool. Aquellas personas interesadas pueden enviar un e-mail a: augusto.burgeno-arjona@dg13.cec.be.

El programa informático ProTool (Proposal Preparation Tool), creado por la Comisión Europea, sirve como ayuda para la preparación de propuestas al 5 PM y, si se desea, para el envío electrónico de éstas. Este programa es gratuito y lo podrá cargar desde cualquiera de las secciones de documentación de programas de nuestro servidor web o desde CORDIS (http://www.cordis.lu/fp5/protool/home.html).

En el 5 PM las propuestas se pueden presentar en dos formatos distintos: el papel (por correo, mensajero o en mano) y el electrónico (por e-mail o descargando a una dirección web). Aquellas entidades que deseen presentar su propuesta electrónicamente deberán utilizar obligatoriamente proTool. Para aquellas que lo vayan a hacer en formato papel el uso de ProTool es opcional (la otra opción sería rellenar los formularios administrativos con el editor Acrobat o a mano), pero aconsejable (las ventajas se describen más adelante).

Las propuestas para la gran mayoría de acciones del 5 PM (proyectos de IDT, medidas de acompañamiento, redes temáticas, etc.) se dividen en 3 partes:

• La parte A consta de los datos administrativos y financieros de cada uno de los participantes y de la propuesta global en si.
• La parte B trata la descripción técnica del proyecto y el plan de trabajo.
• La parte C describe la contribución del proyecto a las políticas de la UE y la gestión del proyecto.

Las partes B y C se redactan con un procesador de texto normal, siguiendo las indicaciones sobre contenidos que se incluye en la Guía del Proponente. Sin embargo la parte A, que se compone de una serie de formularios en los que se introducirá una gran cantidad de datos, se puede rellenar utilizando ProTool.

El uso de ProTool tiene las siguientes ventajas:

Intercambio de información entre el consorcio. Los distintos participantes en el proyecto pueden usar ProTool para rellenar su parte/contribución en la propuesta y enviarlo al Coordinador, por correo electrónico o diskette. De esta forma el coordinador puede integrar la información de los distintos miembros del consorcio con la suya para crear la propuesta final (parte A).

Chequeo de la propuesta. Al usar en muchos casos menús desplegables y otras utilidades, la entrada de datos con ProTool es más fácil y rápida que al hacerlo con el editor Acrobat o a mano. Asimismo este software consta de una sección de "ayuda" para rellenar los formularios y, más importante todavía, de otra sección de "validación de la propuesta". Al "validar" la propuesta el programa detecta aquellas secciones incompletas (por ejemplo, porque falte el acrónimo) u otras anomalías (por ejemplo, en los costes imputados) de la propuesta. Por estas razones, incluso cuando la propuesta se pretenda presentar en formato papel, el uso de ProTool es altamente recomendado.

Existe una extensa guía sobre ProTool en la que se describe como instalar el programa, como rellenar los formularios (crear una propuesta nueva, importar los datos de otros participantes, validación, impresión, etc.) y la presentación electrónica de la propuesta. Esta guía la puede cargar desde nuestro servidor o desde el de CORDIS. No obstante, a continuación le resumimos nosotros los principales puntos a tener en cuenta al utilizar ProTool.

ProTool es una aplicación Java y por lo tanto es necesario que antes de instalarlo su ordenador disponga de un motor java (java virtual machine). Los usuarios de Windows pueden descargar desde nuestro web Microsoft JVM, válido para Win95, Win98 y WinNT4 (usuarios de Macintosh, UNIX, etc. y de otro tipo de plataformas diríjanse a la dirección web http://www.cordis.lu/fp5/protool/home.html). Al instalar el JVM es importante que apunte el nombre del archivo que se ha creado y la ruta de acceso a éste (para los usuarios de Windows, si instalan Microsoft JVM, el archivo que se crea se llama jview.exe y normalmente queda ubicado en el directorio c:\windows o en el c:\windows\system). Una vez instalado Microsoft JVM puede instalar ProTool (archivo ptsetup.exe). Durante la instalación de ProTool tendrá que especificar un directorio para la instalación (por defecto c:/Program Files/Prosub/ProTool) y la ruta de acceso al archivo JVM, como comentábamos anteriormente.

Al ejecutar ProTool por primera vez (archivo ProTool.exe en el directorio de instalación o, para usuarios de Windows: Inicio - Programas - Prosub - ProTool), tendrá que hacer la configuración inicial, la cual consta de cuatro pasos:

Directorio de trabajo (Working folder). En este directorio se guardarán todos los archivos que cree con ProTool (su propuesta !). Por defecto aquí aparece el mismo directorio que el de instalación pero es recomendable que se especifique otro directorio distinto para evitar posibles problemas al instalar una versión posterior de ProTool (o al desinstalarlo).

Idioma (language choice). La versión actual solamente está disponible en inglés. En el futuro esta herramienta debería estar disponible también en castellano.

"Password protection". Puede especificar aquí si lo desea un "login" y un "password" para proteger la integridad de los datos de su propuesta.

Certificado digital. Aquí puede introducir sus datos para solicitar (más tarde) el certificado digital. En caso que todavía no sepa si va a presentar la propuesta electrónicamente o en papel puede saltarse este paso y, de cualquier forma, rellenarlo más tarde si decidiera solicitar el certificado digital.

A continuación describimos algunos aspectos a tener en cuenta al utilizar ProTool para redactar la propuesta (parte A):

Par trabajar con una propuesta que se ha creado en otro ordenador, ésta se debe importar primero (comando "import" antes de "open"). Lo mismo ocurre al trabajar con los datos que le pueda haber mandado otro participante en la propuesta.

Al "imprimir" la propuesta (comando "print"), lo que ProTool hace es generar un archivo pdf en su directorio de trabajo con los datos de la propuesta. Luego usted debe abrir este archivo con el programa Acrobat Reader e imprimirlo.

Al "validar" la propuesta el programa le indica posibles errores que haya podido cometer al rellenar los formularios. Esta función del programa es "non-blocking", sirve solamente como advertencia y usted puede, de todas formas, presentar la propuesta con esos errores administrativos en la parte A (tenga en cuenta que, dependiendo del tipo de error, la propuesta podría resultar "no elegible" y en tal caso no sería evaluada).

Para añadir a su propuesta los datos de un participante, haga clic en el botón "import" que aparece en el formulario de costes (Cost summary form).

En caso de dudas puede consultar la ayuda de ProTool. Asimismo, existe un "helpdesk" de ProTool (Tel. +32-2-296 02 57) y en CORDIS encontrará una dirección web sobre "frequently asked questions": http://www.cordis.lu/fp5/protool/faqList.htm.

Para enviar la propuesta electrónicamente es necesario que disponga de un certificado digital. Los certificados digitales para el 5 PM los proporciona el consorcio FP5-CSP. Desde la dirección http://www.fp5-csp.org/ podrá obtener más información sobre este proceso así como una guía. Para ProTool existen dos tipos distintos de certificados digitales (ambos también gratuitos):

Certificado Clase I. Sirve para mandar electrónicamente una única propuesta sin encriptación (bajo nivel de confidencialidad). Lo recibirá poco después de solicitarlo y es válido por lo general para 3 meses. No sirve para comprometer legalmente a la entidad por lo que, además, el coordinador tendrá que mandar a la Comisión en papel un formulario en el que se firma y se compromete legalmente.

Certificado Clase II. Este certificado sí permite el envío de la propuesta electrónicamente con encriptación. Para ello el coordinador, al solicitar el certificado, debe mandar al consorcio la parte un formulario en el que se firma y se compromete legalmente. En unos días recibirá el certificado, válido por lo general para un año. Este tipo de certificado sirve para mandar una o varias propuestas con un alto nivel de confidencialidad (debido a la encriptación).

Una vez haya recibido por e-mail el certificado digital (y lo haya importado a ProTool) podrá "empaquetar" (comando "seal") su propuesta para enviarla. Al empaquetar debe por supuesto incluir el archivo con la parte A de la propuesta creado por ProTool y los archivos de texto con las partes B y C. Al terminar el "sealing process" obtendrá tres archivos:

proposal.zip. Este archivo contiene toda la propuesta que debe enviar.

validation.zip. Este archivo se utilizará para la entrega del "back-up", en caso de que el envío electrónico de la propuesta (proposal.zip) no funcionase.

validation.pdf. A utilizar en caso de que la entrega del "back-up" del archivo validation.zip tampoco funcionara.

A continuación ya puede enviar su propuesta (proposal.zip) a la Comisión. Existen dos maneras de hacerlo:

Por e-mail. Envíe su propuesta como archivo adjunto a la dirección e-mail que le especifique ProTool. Hay que tener en cuenta que la hora/fecha que se le adjudicará a su propuesta es la de llegada al Servidor de la Comisión (distinta a la de salida del suyo). Debería mandar por tanto su propuesta con suficiente antelación.

Descargando en una dirección web. Se puede dirigir a la dirección web de la Comisión (Electronic Submission web site) y descargar allí su archivo proposal.zip. La hora/fecha de entrada de su propuesta será la de creación del archivo en el servidor web de la Comisión (de nuevo, debería descargar por tanto su propuesta con suficiente antelación).

Si la Comisión recibe varias versiones de la Propuesta, se evaluará la última versión de ésta. La Comisión dispone de la infraestructura suficiente para garantizar una recepción continua de propuestas. Sin embargo, problemas podrían surgir debido a cuellos de botella en Internet, especialmente en fechas de cierre de convocatorias. Para evitar posibles problemas se aconseja lo siguiente:

Antes de enviar la propuesta envíe el archivo de validación (validation.zip). Este pequeño archivo servirá como sello de entrada de la propuesta (proposal.zip), que podrá enviar más tarde (hasta 48 horas después del cierre de la convocatoria, siempre y cuando el archivo de validación llegue antes del cierre, por supuesto).

Tenga en cuenta que, una vez creados los archivos de validación (validation.zip) y de la propuesta (proposal.zip), no puede efectuar ningún cambio en este último. Si lo hiciera, el archivo de validación no estaría conforme con el de la propuesta.

Si tuviera problemas incluso para enviar electrónicamente el archivo de validación, lo puede enviar por fax (imprima el archivo validation.zip) al nº que especifica ProTool.

Si es posible, envíe la propuesta y el archivo de validación unos días antes de la fecha de cierre.

Para terminar le recordamos las fuentes de información sobre ProTool:

Desde nuestro servidor web http://sost.cicyt.es (sección de documentación de cualquiera de los programas) podrá cargar la guía del usuario ProTool, y los archivos de instalación del programa ProTool y del motor Java "Java Virtual Machine" (válido solamente para usuarios de Windows).

Usuarios de UNIX, Macintosh, etc. y de otras plataformas diríjanse a la dirección web de CORDIS http://www.cordis.lu/fp5/protool/home.html

Para problemas y/o más información sobre ProTool diríjase al helpdesk: protool@cec.be, Tel: +32-2-296 02 57, Fax: +32-2-295 23 54.

Para obtener más información y la guía del usuario sobre la certificación digital diríjanse al web del consorcio FP5-CSP (http://www.fp5-csp.org/).

Para información sobre la red de Instructores de ProTool y la de Colaboradores diríjanse a: Augusto Burgueño, e-mail: augusto.burgeno-arjona@dg13.cec.be, Tel: +32-2-296 02 57.